Hội nghị tập huấn công tác Văn thư, lưu trữ ngành GD&ĐT có ý nghĩa rất quan trọng không chỉ về công tác chuyên môn mà còn có ý nghĩa rất lớn về thực hiện cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay.  
          Mục đích Hội nghị tập huấn nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản về Văn thư lưu trữ cho cán bộ Văn thư lưu trữ các nhà trường. Đặc biệt là trang bị những nghiệp vụ cơ bản, cần thiết đối với can bộ Văn thư lưu trữ trong việc nâng cao chất lượng công tác Văn thư lưu trữ.

          Trong những năm qua, công tác Văn thư lưu trữ trong ngành GD&ĐT có những bước tiến bộ mới. Ngành đã triển khai và thực hiện quy định về cải cách hành chính của Nhà nước, của tỉnh, ngành đã có nhiều cải tiến trong công tác công văn giấy tờ đối với cơ sở. Hướng dẫn sắp xếp, giúp đỡ cán bộ, công nhân viên trong văn phòng Sở và các đơn vị trong ngành lập hồ sơ, thu nhận hồ sơ tài liệu, công văn giấy tờ theo quy định của nhà nước. Có trách nhiệm bảo quản hồ sơ, công văn giấy tờ của các cơ quan ban, ngành Trung ương, của tỉnh, của các cơ quan đoàn thể về các vấn đề về giáo dục Đào tạo và các vấn đề có liên quan; phân loại công văn mật, tuyệt mật để bảo quản theo quy định. Phục vụ việc khai thác các hồ sơ tài liệu, công văn giấy tờ của cơ quan về Giáo dục và  Đào tạo. Tổ chức tuyển dụng, biên chế, sắp xếp các cán bộ, chuyên viên, công nhân viên đảm nhận công tác lưu trữ công văn giấy tờ của đơn vị. Văn phòng Sở có 1 đồng chí chuyên trách làm công tác công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ. Các đơn vị  phòng GD& ĐT, các trường trực thuộc, các trường học trong tỉnh đều cử người phụ trách công văn giấy tờ. Lập được một hệ thống sổ sách để theo dõi công văn giấy tờ đi - đến hàng ngày, hàng  tuần, hàng tháng, cả năm. Phân loại công văn giấy tờ theo từng phòng chức năng chuyên môn nghiên cứu thực hiện; sắp xếp công văn, hồ sơ giấy tờ, tài liệu theo quy định chung.
         Tăng cường cơ sở vật chất, các phương tiện cho công tác công văn và lưu trữ tài liệu, hồ sơ như: mua sắm tủ đựng hồ sơ, cặp ba giây, máy vi tính soạn công văn, lưu trữ công văn, số liệu. Hiện nay tuy còn khó khăn về nơi làm việc nhưng nhìn chung về cơ bản ngành đã có đủ tủ lưu trữ công văn, giấy tờ. Có  quy định rõ ràng về chế độ nhận công văn. Có quy định cụ thể về chế độ gửi công văn (các phòng chức năng tham mưu đề xuất tự soạn công văn - lãnh đạo Sở duyệt, gửi bộ phận sao, in photocopy gửi các đơn vị trực thuộc - có ghi ngày tháng, tên công văn, trích yếu, nơi nhận; giữ lại một bản lưu...). 

Từ năm 2002, ngành GD&ĐT đang quản lý công văn giấy tờ, tài liệu trên mạng INTRANET nội bộ bước đầu đạt kết quả tốt. Ngành đã có kế hoạch triển khai công tác quản lý công văn trên mạng và tin học hoá các hoạt động thông tin quản lý trong ngành.
         Ngày 4/8/2010, ngành GD&ĐT đã chính thức khai trương Trang thông tin điện tử của ngành. Trang thông tin điện tử sẽ góp phần rất quan trọng trong việc caỉ cách hành chính, nâng cao hiệu quả, hiệu lực của bộ máy quản lý, điều hành trong toàn ngành GD&ĐT.  
         Tuy nhiên, trong những năm qua, công tác Văn thư, lưu trữ còn một số khó khăn, tồn tại: Công tác công văn giấy tờ, công tác lưu trữ ở một số đơn vị chưa được chú trọng đúng mức; việc phân loại công văn giấy tờ chưa làm thường xuyên, chặt chẽ khoa học.  
         Chất lượng soạn thảo công văn ở một số cán bộ, chuyên viên trong ngành chưa cao. Công văn dài dòng, nội dung thông báo ít, nhiều công văn trùng nhau về nội dung, các quy tắc soạn thảo chưa đúng trình tự. Chế độ nhận và gửi công văn chưa chặt chẽ, gây khó khăn cho cơ sở. Khai thác nội dung công văn giấy tờ trong hồ sơ lưu trữ chưa cao. Công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu khi công việc đã giải quyết xong gửi về Trung tâm lưu trữ tỉnh chưa làm được.  
         Các mục lục hồ sơ tài liệu chưa lập được, gây khó khăn cho việc tìm kiếm nội dung khi cần thiết. Các phương tiện lưu trữ và sử dụng hàng ngày còn nghèo nàn, lạc hậu, các phương tiện hiện đại dùng trong công tác lưu trữ còn chưa được bao nhiêu…  
Tại Hội nghị tập huấn, ngành GD&ĐT đã triển  khai phương hướng, nhiệm vụ công tác Văn thư, lưu trữ trong năm học 2010- 2011 với những nhiệm vụ chủ yếu sau:
         Tiếp tục thực hiện Công văn số 17/VTLTNN-NVTW ngày 11/01/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2010 của các cơ quan, tổ chức trung ương.  
          Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác Văn thư, lưu trữ. Hiệu trưởng, Giám đốc các các đơn vị, trường học  có nhiệm vụ quán triệt nhiệm vụ công tác lưu trữ đến cán bộ của đơn vị, đặc biệt nâng cao nhận thức, kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Thường xuyên cập nhật các thông tin về công tác lưu trữ trên các trang thông tin điện tử của ngành GD&ĐTcủa Bộ GD&ĐT.
          Tiếp tục kiện toàn tổ chức và tăng cường cán bộ được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ làm công tác lưu trữ. Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ, đồng thời tạo điều kiện cho cán bộ văn thư, lưu trữ tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ do các cơ quan quản lý chuyên môn tổ chức.
          Tiếp tục cụ thể hóa các văn bản quản lý về công tác lưu trữ cho phù hợp thực tế của từng đơn vị, trường học trọng tâm là: Tham mưu với UBND tỉnh ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung Quy chế công tác lưu trữ. Ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của đơn vị, trường học. Quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị, nhà trường.  
         Các đơn vị, trường học thường xuyên tổ chức việc tự kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ nhằm thấy được phần việc làm được và phần tồn tại  để rút kinh nghiệm triển khai các công việc tiếp theo.   
          Từng đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và chương trình công tác năm để triển khai thực hiện công tác lưu trữ của đơn vị mình. Các đơn vị, trường học trên cơ sở lập hồ sơ công việc, thực hiện nghiêm túc việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Thu thập hồ sơ tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2008 trở về trước vào bộ phận lưu trữ của đơn vị.
          Tiếp tục thực hiện việc chỉnh lý tài liệu để năm 2010 cơ bản giải quyết xong tình trạng tài liệu chưa được lập hồ sơ. Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Bố trí kho lưu trữ có đủ diện tích và bảo đảm yêu cầu kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Trang bị đầy đủ các phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, chữa cháy; phương tiện bảo vệ; giá, hộp, cặp đựng tài liệu …Thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng, tài liệu lưu trữ theo quy định.  
          Tổ chức phục vụ việc khai thác tài liệu cho các đối tượng CB, GV, CV, HS, SV nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho người đến khai thác, nghiên cứu tài liệu. Tiếp tục xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu thiết yếu nhằm phục vụ nhanh chóng, thuận lợi cho việc khai thác tài liệu. Đối với các đơn vị thuộc diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh, tiến hành lựa chọn hồ sơ, tài liệu và tổ chức giao nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ theo đúng nội dung và thời hạn quy định.  
          Ngoài ra, ngành GD&ĐT ưu tiên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu lưu trữ của đơn vị. Thống kê tài liệu lưu trữ: Các đơn vị thực hiện chế độ báo cáo tổng hợp, thống kê cơ sở công tác lưu trữ theo Quyết định của nhà nước. Thực hiện chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành.
 
          Vinh Quang